春木です。

暑いこともあって、オレンジの生絞り自販機にハマっています。

弊社オフィスの近くに２台あって、街中で飲んでいる人を見かける機会が増えました。

目の前で絞られます。当たり前ですがめちゃくちゃオレンジ。これが100％だと。納得の350円。

本題。今回はビジネスの基本でありながら、意外と奥深く難しい「報連相」について書きたいと思います。

社員が増えていく中で、改めてまとめておきたいテーマだと思いました。

報連相とは？

まずは、簡単な説明です。

報告: 業務の進捗や結果を上司や関係者に伝えること。

連絡: 必要な情報を関係者に共有すること。

相談: 問題や疑問で上司や同僚にサポートを求めること。

報連相は社内コミュニケーションにおいて最も大切で、これがしっかりできていれば、他にコミュニケーションで特別気を遣うべきことはあまりないのでは？と思います。

あとは自分が力を発揮できるように働けばOKで、黙々と寡黙に働くスタイルも、積極的に周囲と関わりながら働くスタイルも、どちらも素晴らしい働き方だと思います。

とはいえ、何気にセンスと力量が求められるこの報連相。ここで特に意識すべきポイントをいくつか挙げます。

(株)春木屋式！報連相のコツと注意点

①事実情報を伝える
報告や連絡の際は、まず事実に基づいた情報を伝えることが最優先です。意見や推察は、その後に付け加える形で伝えます。

②PREP法で伝える
PREP（プレップ）法とは、「結論 ➔ 理由 ➔ 具体例 ➔ 再度結論」の順に話す方法。状況に応じて、具体例や再結論を省略したほうが良い時もあります。要するに「結論から話す」ということですね。

③簡潔で分かりやすく
時間は非常に貴重です。相手の時間を無駄に奪わないように、端的に、分かりやすく伝えることが大切です。複数のテーマがある場合は、それぞれを分けて話すことで混乱を避けます。事前に話すテーマごとにメモを取っておくことは個人的におススメです。

④悪いニュースほど早急に
問題が発生したら、すぐに報告する必要があります。良いニュースは少し遅れても問題ありませんが、悪いニュースは早急な対応が必要です。対応が遅れるほど、問題が大きくなる可能性が高いからです。

⑤感情を抑えて冷静に
問題が発生した際は感情的になりやすく、物事の本質を見誤りがちです。感情的に流されず、冷静に事実を報告し、対応することが求められます。

⑥正しい相手に伝える
報連相は通常、直属の上司に行うべきケースが多いです。それを上司を飛び越えて他の部署や代表に伝えてしまうことはやってしまいがちはミスです。これによって混乱が生じて円滑に物事が進みづらくなります。

⑦相談と提案はセットで
相談する時は、まずは事実情報を伝えてから、自分はこう思うという提案をセットで行います。自分で考えることなく相手にアドバイスを求めることは、相談ではなくて仕事を放棄してしまっているに近しいです。

以上です。

弊社では、上司が部下からの報連相にすぐに対応できるよう、体制を整えています。また、全正社員が隔週で1on1ミーティングを行っており、部下が上司に報連相をして、サポートを得ることができるようにしています。

定期的かつしっかりと報連相できる場を設けることで、部下はタイミングを取りやすくなりますし、上司と部下の認識のズレが減る等々、メリットが多々あると考えています。

他にも触れたいテーマがいくつかありますので、また書きたいと思います。

現場からは以上です。